Toute agence conseil en communication est amenée à faire de la veille pour anticiper l’évolution de son environnement. L’usage avancé des moteurs de recherche et des techniques de référencement, ainsi que le recours aux agrégateurs de flux nécessite une approche méthodique.
La mise en œuvre de la veille informationnelle
Pour être efficace, une activité de veille suppose une organisation personnelle rigoureuse et une méthodologie :
- Délimiter les besoins en informations, les commanditaires ainsi que les destinataires, et la finalité de l’information ;
- fixer le temps et le budget alloués à la collecte, à l’analyse, à la synthèse et à la communication des informations ;
- cerner les thèmes de surveillance en accord avec les besoins précédemment définis ;
- délimiter le type d’information recherchée : chiffres-clés, avis d’experts, études spécifiques… ;
- identifier les sources d’information : celles qui sont libres de droits et légalement disponibles et celles qui sont payantes.
La technologie au service de la veille informationnelle
1. Au niveau de la collecte des Informations
La remontée d’informations vers l’entreprise au moyen des outils liés à Internet tend à se substituer de plus en plus aux outils traditionnels de collecte (formulaires et questionnaires papier, revues de presse manuelles). Elle utilise de nouveaux moyens.
a) Le Système d’alerte à l’aide de mots-clés
Certains sites offrent des fonctions de filtrage, à charge pour le veilleur de fournir les mots-clés correspondant aux champs de veille désirés.
Exemple : google Alerte est un service de veille informationnelle proposé gratuitement par le moteur de recherche Google.
La qualité du retour d’information est étroitement liée à la pertinence des mots-clés retenus.
b) Les flux RSS
Sur le Web, la plupart des sites d’information proposent un service gratuit de « syndication », disponible sur simple abonnement. L’utilisateur clique simplement sur un fil RSS (Really Simple Syndication – logo RSS) en indiquant l’adresse e-mail à laquelle il souhaite recevoir l’information. Il reçoit ensuite toute l’information et en assure lui-même la sélection. La qualité du retour repose sur la pertinence des mots-clés qui jouent le rôle de filtre.
Exemple : abonnement aux lettres d’information (newsletters) proposées par de nombreux sites, abonnement aux groupes de discussion (newsgroups).
2. Au niveau du stockage des informations
ll existe deux types de stockage des informations : le stockage à accès rapide (mémoire de travail) et le stockage de masse (disques).
a) Le stockage à accès rapide
Pour faciliter le traitement des informations en interne, les ordinateurs disposent de mémoires de plus en plus rapides :
- La mémoire vive, ou RAM (Random Access Memory), est active lorsque l’ordinateur est allumé et s’efface quand l’ordinateur est éteint ;
- la mémoire morte, ou ROM (Read-Only Memory), est gravée et ne s’efface jamais ; elle contient notamment les informations nécessaires au démarrage de l’ordinateur ;
- la mémoire morte réinscriptible, qui a évolué en mémoire flash, et qui a donné naissance aux clés USB.
b) Le stockage de masse
Pour préserver la disponibilité et la sécurité des données, les sauvegardes volumineuses sont réalisées sur des supports de stockage de masse :
- La cartouche magnétique, support de sauvegarde à accès séquentiel en lecture et en écriture, est utilisée pour de grandes quantités de données (jusqu’à 40 Go non compressés) ; cette technologie fiable est très utilisée ;
- le CD et le DVD réinscriptibles nécessitent un graveur ; moins fiables que les bandes magnétiques, ils permettent des sauvegardes partielles des disques ;
- le disque amovible peut être enlevé de l’unité centrale ;
- la clé USB, ou « mémoire flash », diffère de la technologie des disques classiques ; sa fiabilité est encore relative ;
- le disque externe utilise la même technologie que les
clés USB, mais ses capacités sont bien supérieures ; - les serveurs de sauvegarde en réseau sont coûteux mais extrêmement souples et fiables, ils sont de deux types : le serveur NAS (Network Attached Storage), un serveur de stockage qui peut être facilement rattaché au réseau de l’entreprise, qui fournit un espace de stockage résistant aux pannes et qui permet de mutualiser des ressources de stockage ; et le serveur SAN (Storage Area Network), réseau de stockage à part entière, dit « propriétaire » car il possède son propre système d’exploitation ; son coût est élevé mais son architecture est très complète (réseau très haut débit, équipements d’interconnexion dédiés : switch…, éléments de stockage en réseau : disques durs…).
3. Le choix du support de stockage
Un support de stockage adapté est choisi selon deux critères :
- Le volume de données qu’il peut stocker ;
- son niveau de fiabilité.
Du fait de leur constitution physique, tous les supports de stockage ont une durée de vie limitée, entrainant un risque de perte d’informations. il faut donc les vérifier constamment.