Les agences de communication comme les annonceurs créent de la valeur en traitant l’information. Leur système doit leur permettre de disposer d’une information sécurisée et de qualité.
La notion de système d’information
1. Définition
Le système information (SI) est un ensemble de moyens humains, matériels et informatiques, interreliés qui recueille L’information, la traite, la stocke et la diffuse en vue d’aider la prise de décision, la coordination et le contrôle des activités. Le SI transforme des données brutes (entrées) en informations utiles (sorties).
Le rôle du système d’information
Le Sl assure la collecte, la transformation, la conservation et la diffusion des informations. Il aide à analyser les problèmes de gestion et les sujets complexes, au niveau stratégique ou opérationnel.
Exemple : un fabricant industriel de vérandas propose sur son site l’envoi d’un catalogue assorti d’un formulaire en ligne. Son système d’information lui permet de :
- Collecter des informations sur les clients potentiels :
- définir des cibles géographiquement intéressantes ;
- constituer une base de données marketing (BDDM) ;
- communiquer l’information aux agences commerciales qui assurent le suivi (visite chez le client, devis…).
Le traitement de l’information effectue par le SI est indispensable pour accroitre la compétitivité et la réactivité de l’entreprise au sein d’un environnement concurrentiel.
Exemple : un organisme bancaire fait de la publicité sur ses offres de prêt, qui devrait générer une augmentation de l’activité. La performance du système d’information a été modifier en amont en vue d’améliorer la performance de l’activité de prêt à la clientèle. Ainsi, un dispositif a été mis en place dans le processus de décision en matière de crédit aux entreprises, qui a permis d’automatiser la gestion des débiteurs privés.
Les composantes du système d’information
Les moyens humains
Tout SI repose sur l’intervention de personnes qui participent à sa conception et à sa gestion.
Exemple : analyste, concepteur, programmeur de systèmes, programmeur d’application, administrateur de bases de données ou encore simples utilisateurs contribuent à l’entrée d’informations dans le SI, à son traitement et a son exploitation.
2. Les moyens matériels
Le réseau informatique est l’ensemble des équipements (ordinateurs, imprimantes, scanners…) connectes entre réseau aux par des lignes physiques. L’infrastructure réseau comprend tous les éléments matériels qui assurent la fonction de mise en réseau des différents ordinateurs (câbles, faisceaux hertziens ou infrarouge, carte réseau, commutateur, concentrateur, routeur, répéteur, modem).
Les fonctions du système d’information
1. La collecte de l’information
La collecte s’opère à partir des sources internes a l’entreprise et des sources externes spécifiques à la communication : essentiellement les études d’audience des médias et les mesures d’efficacité (media et hors media).
2. Le traitement de l’information
Le traitement consiste à classer et hiérarchiser les informations, et à valoriser les éléments utiles a la prise de décision. Dans le cadre d’un projet de communication, cette exploitation permet à l’entreprise :
- D’établir la planification, l’exécution, la surveillance et l’évaluation des projets, notamment en utilisant des logiciels adaptés ;
- de s’adapter au plus près aux besoins et aux comportements des différentes cibles de communication.
3. La conservation de l’information
Une fois collectées et traitées, les informations doivent être conservées au moyen d’un système d’archivage manuel (armoires, classeurs) et/ou informatique. Le responsable du SI peut utiliser une plate-forme d’archivage électronique pour stocker les archives définitives, ce qui renforce la sécurité des données en cas de sinistre (vol, incendie…) dans les locaux de l’entreprise.
4. La diffusion et l’accès à l’information
La sécurité d’un SI passe prioritairement par la gestion et le contrôle des identités et des accès. C’est pourquoi le responsable du SI doit pouvoir répondre aux questions suivantes :
