Directeur de la communication, graphiste, Illustrateur, photographe et imprimeur ont un point commun : l’utilisation de moyens numériques. Afin d’optimiser les relations entre les différents acteurs de la chaine graphique, il est nécessaire d’être rigoureux d’être l’usage des formats et la taille des fichiers, et de connaître les caractéristiques des logiciels utilisés pour concevoir les documents en vue d’en assurer un transfert sans problème.
Le transfert d’un document
technique
1. L’opération de transfert
Le transfert consiste à acheminer le document conçu par le créateur (graphiste, photographe, illustrateur…) vers l’imprimeur. Cette phase « prépresse » désigne plusieurs opérations qui s’enchaînent.
a) Chez le créateur du document
La création aboutit à la production d’un document.
Exemple : logo, montage photos, illustration.
Si le document est numérisé, il peut :
- Soit être enregistré sur un support physique adapté (clé USB, disque externe…) pour être envoyé à l’imprimerie ;
- soit être transféré par Internet à l’imprimeur, au chef PAO (publication assistée par ordinateur) ou au chef de fabrication. Cela permet une vérification conjointe avec le prestataire.
b) Chez l’imprimeur
L’atelier de PAO prépare les images et les documents pour l’impression. Il existe plusieurs logiciels de mise en page et de création graphique. À cette étape du transfert, il convient donc de vérifier avec l’imprimeur la comptabilité des versions.
c) Les points de contrôle du fichier
Le chef de fabrication assure le contrôle de l’imposition et de la trame. Le document de contrôle, dit « épreuve contractuelle » (car elle sert de référence en cas de litige), est réalisé par les systèmes Cromalin ou Matchprint, ou imprimé en HD (suivant l’imprimante dont dispose l’imprimeur), et permettra d’émettre le bon à tirer (BAT)
2. Les modalités de transfert
Les différents acteurs de la chaîne graphique utilisent encore les services postaux ou les sociétés de coursiers pour le transfère des documents techniques.
Exemple : Chronopost, UPS, Sprintex.
Ces moyens de transfert classiques ont un coût et exigent un temps d’exécution qu’il est désormais possible de réduire. Ainsi, Internet est de plus en plus utilisé pour assurer un transfert rapide et peu coûteux de la plupart des documents techniques, au prix cependant de contraintes à résoudre et d’opérations techniques à réaliser, telles que la compression de fichier, le choix d’un format approprié au Web ou encore la conversion d’un document en PDF.
La compression d’un fichier
1. Définition
L’opération de compression consiste à réduire la taille physique des données d’un fichier, ce qui est nécessaire pour le Web, mais elle peut également réduire la qualité des images (mauvaise définition en en sortie papier). Le choix du support, Internet ou papier, conditionne donc le choix de la taille des images numériques.
2. L’intérêt de la compression
- La compression est essentielle pour expédier sur internet de gros fichiers (images ou documents mis en page) et pour utiliser efficacement l’espace de stockage des équipements informatiques.
- Les fichiers compressés sont plus rapides à délivrer en ligne, en pièce jointe ou en transfert direct, via un serveur FTP (File Transfer Protocol) ou un service de sauvegarde sur Internet.
Exemple : WinBackup, Sauvegarde0nline.com
- Il est recommandé de compresser les fichiers quand il s’agit d’archiver d’anciennes données car il est inutile d’occuper de la mémoire superflue.
La puissance des graveurs, le haut débit de l’ADSL et de la fibre optique réduisent cependant l’usage de la compression.
3. Les utilitaires courants de compression et leur fonction
Le choix du meilleur format pour le Web
Si le fichier n’est pas trop lourd, une simple transmission par courrier électronique (pièce jointe au message annonçant l’envoi) ou un serveur FTP suffira. Quelques bonnes pratiques garantissent la qualité du fichier et la rapidité de son transfert par Internet :
- Sauvegarder les photos au format JPEG ;
- exporter comme fichiers GIF ou PNG les caractères, les dessins au trait et les vignettes BMP (bitmap) ;
- Utiliser très peu de couleurs ;
- créer des fichiers de pages Web aussi petits que possible. Cela s’applique surtout aux fichiers photos (un lien de la vignette vers l’image pleine résolution sera alors inséré) ;
- opérer un choix de compression d’images de qualité moyenne ou faible pour un fichier PDF pour le télécharger sur le Web ou pour des documents lisibles sur un navigateur ;
- considérer la compression comme l’atout le plus important, à troquer contre la qualité, pour tous les formats images sur le Web.
L’usage professionnel du format PDF
1. L’intérêt du format PDF (Portable Document Format)
Le PDF est un format de fichier qui permet d’échanger des documents aux contenus complexes entre ordinateurs. Un fichier PDF peut contenir des graphiques, des textes, des images, des graphismes 2D, des vidéos. Il s’ouvre sans avoir à utiliser le logiciel qui est a l’origine de sa création. Formulaires, documents envoyés en pièce jointe doivent être convertis au format PDF pour être lus sur plusieurs plates-formes.
2. La création du PDF
Au moment du transfert d’un document numérisé vers l’imprimeur, quel que soit le logiciel de mise en page ou de création graphique utilisé, le fichier doit être converti au format PDF. C’est un moyen efficace de contrôle en amont, vérification élémentaire pour assurer que l’impression sera parfaite. Des liens rompus avec des images, des polices utilisées non reconnues par les logiciels de l’imprimeur, des éléments déplacés et non reliés peuvent en effet générer des pertes d’information. Un fichier PDF peut être créé de deux manières différentes :
- Soit en utilisant une assistance dans l’application utilisée pour concevoir le document ;
- soit en utilisant une fonction d’exportation en PDF.
Exemple : Xpress et In Design.
3. La sécurisation d’un fichier PDF
Lors de l’envoi d’un fichier PDF, il faut, par prudence, fixer des paramètres de sécurité qui protègeront le fichier. Enfin, l’exportation sous un format verrouillé évite les problèmes et autorise la réalisation d’épreuves.
Exemple : le logiciel Acrobat Professionnel est doté de puissants outils de vérification, de correction, de conversion de couleurs avant impression. Différentes options sont possibles, qui limitent les droits d’accès (un code d’accès peut notamment être attribué).