Les communiqués et dossiers de presse constituent des outils essentiels du travail avec les médias, en complément des conférences et interview. Le communiqué est parfois accompagné d’un dossier de presse.
La situation de communication
Toute création d’un communiqué ou d’un dossier de presse nécessite une connaissance des caractéristiques de la production et de la réception du message journalistique. Le repérage des différentes composantes de la situation de communication est, comme toujours, un préalable.
Le dossier de presse et le communiqué ne doivent pas être assimilés immédiatement a de la publicité indirecte l’objet du contact avec la presse doit être précis, intéressant pour le lectorat du média, exploitable par le journaliste, et d’actualité.
Le message
Le communiqué de presse comme le dossier de presse fournissent au journaliste une matière première simple et précise.
1. Le communiqué de presse
La présentation et le style du communiqué de presse sont normalisés il est conforme a un écrit journalistique, une dépêche d’agence.
a) Normes de présentation
C’est un texte court. Il mentionne sa nature : « Communiqué de presse. » Il est daté et comporte le logo et le nom de l’émetteur. Le contact presse est précisément indiqué (son nom et ses coordonnées).
b) Normes d’écriture
Un titre résume l’information est développée en principale. L’information quelques courts paragraphes répondant aux questions essentielles : qui ? quoi ? quand ? ou ? comment ? pourquoi ? Un chapeau (ou chapô) peut, au début du texte, en résumer l’essentiel. Les phrases sont courtes, le vocabulaire compréhensible par le lectorat visé le registre est informatif, donc le ton est neutre et direct. Le journaliste pourra ainsi se servir du communiqué comme base de son article.
2. Le dossier de presse
Le dossier de presse, associé au communiqué de presse lorsque l’événement est d’importance et qu’une documentation plus complète (historique de l’événement, données sur l’entreprise…) pourra être utile au journaliste, doit lui permettre de rédiger son article, de choisir son angle d’attaque. II est donc varié, étoffé de données précises et actualisé en fonction de l’événement à l’origine du communiqué.
a) Normes de présentation
Une présentation attractive permettra au dossier de se distinguer de la masse des documents reçus par les journalistes. Pour permettre un usage simple et rapide, un sommaire est indispensable. Les titres en sont informatifs, précis et associés a une pagination.
Exemple : présentation de l’événement p. 3. Présentation de l’historique de l’entreprise p. 5…
Les textes, variés dans leur contenu et leur forme (interview, portrait, historique…), sont brefs, concis. Les annexes peuvent être des photos légendées, des graphiques… La taille du dossier doit se limiter a une dizaine de pages trop volumineux, il ne serait pas consulté.
b) Normes d’écriture
Elles respectent les normes de l’écriture du communiqué de presse.
L’envoi au destinataire
1. L’envoi du communiqué de presse
Le courrier électronique ou le fax sont les canaux habituels, rapides et peu couteux, pour diffuser communiqué et dossier de presse. L’envoi personnalisé est directement adressé au journaliste par l’information donnée. Les délais pour l’envoi du communiqué dépendent de la périodicité de parution du média contacté et des délais de bouclage. Une relance téléphonique est indispensable pour s’assurer de la bonne réception du message.
2. L’envoi du dossier de presse
De nombreuses entreprises, surtout dans le secteur du luxe, privilégient l’envoi postal ou par coursier d’un dossier sur support papier. Cependant, le courrier électronique, très peu onéreux, permet de proposer un plus grand choix de photos et de mettre a disposition du journaliste des fichiers textes et images réutilisables. Actuellement, les dossiers de presse sont généralement expédiés sous les deux formes, papier et Internet.