Afin de sécuriser les relations professionnelles et commerciales, et d’éviter tout litige, la loi rend obligatoire la présence d’information sur les documents commerciaux utilisés par les entreprises dans leurs relations avec les tiers (clients, fournisseurs…). Leur rédaction exige la plus grande vigilance.
Le devis
1. L’utilité du document
Émis par l’entreprise, le devis présente la proposition commerciale faite au client. Son usage n’est pas obligatoire, mais pour prévenir tout risque de litige, il est fortement conseillé. En plus de sa fonction juridique, il constitue un élément essentiel dans la conclusion de la vente.
2. Les mentions obligatoires
Les mentions obligatoires sont les suivantes : la mention « devis », la date de la rédaction, l’identification du prestataire, l’identification du demandeur, la somme à payer, le décompte et la présentation détaillée des prestations et des produits utilisés, la durée de validité de l’offre et l’indication du caractère gratuit ou payant du devis.
3. Les autres mentions
D’autres mentions peuvent être ajoutées, comme les modalités de règlement avec un échéancier précis des paiements, la date limite prévue pour la fin des travaux, une pénalité de retard par jour dépassé.
Le bon de commande
Le bon de commande matérialise l’accord avec le client. Il mentionne les conditions générales de vente, les droits et les obligations de l’entreprise et de son client, et peut confirmer ou modifier certaines clauses ou éléments de la proposition commerciale. Le bon de commande peut prendre la forme du devis retourné, daté et signé.
Le bon de livraison
Le bon de livraison confirme l’exécution de la commande. En général, il accompagne le bien livré et doit être signé par le client afin d’attester de la bonne livraison et réception du bien.
La facture
1. L’utilité du document
La facture est un élément de preuve et un document comptable. Tout achat de produit ou prestation de service pour une activité professionnelle doit faire l’objet d’une facturation. Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou de la prestation du service. Elle est rédigée en double exemplaire et doit être conservée pendant dix ans.
2. Les mentions obligatoires
La facture comporte obligatoirement certaines mentions :
- Un numéro et la date ;
- la désignation du vendeur (numéro SIREN, raison sociale, structure juridique et adresse) ;
- la désignation de l’acheteur (raison sociale, adresse) ;
- le numéro individuel d’identification de TVA du vendeur (le cas échéant, celui du représentant fiscal pour les entreprises établies hors de l’Union européenne) ;
- la date de la vente ;
- la dénomination précise et la quantité des produits ou services vendus, leur prix unitaire, le montant total HT, la répartition selon le taux de TVA applicable et le montant total de la TVA due (le cas échéant, la mention de l’article du Code général des impôts prévoyant une exonération de TVA), toute réduction accordée à la date de la vente ou de la prestation et directement liée à cette opération ;
- en pied de facture, la date à laquelle le règlement doit intervenir, les conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l’application des conditions générales de vente, le taux des pénalités exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement inscrite sur la facture.
Les conditions générales de vente
Les conditions générales de vente constituent l’un des fondements de la relation commerciale. Elles doivent être transmises à tout acheteur. Dans la pratique, elles sont généralement reproduites sur les documents commerciaux de l’entreprise (devis, bons de commandes, factures…). En cas de litige, le vendeur doit être en mesure de prouver qu’elles ont bien été acceptées. Les conditions générales de vente doivent obligatoirement mentionner :
- Les conditions de vente proprement dites (délais et modalités de livraison, acceptation ou refus de l’annulation des commandes…) ;
- le barème des prix unitaires des produits, les éventuelles réductions de prix et les modalités de règlement ;
- les conditions de règlement et les délais de paiement qui ne doivent désormais pas dépasser 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture (sauf accord interprofessionnel) ;
- les modalités d’application et le taux d’intérêt des pénalités infligées aux clients en cas de retard de paiement ;
- le montant des escomptes éventuellement proposés aux clients en cas de paiement effectué avant l’échéance.