La mise en œuvre d’un projet de communication suppose la mobilisation de compétences, ressources matérielles et techniques diverses. Pour répondre à ces besoins, annonceurs et agences conseils en communication ont souvent recours à des ressources extérieures, des entreprises spécialisées. L’ensemble de ces prestataires constitue un réseau qui s’entretient et s’enrichit au fil des projets.
Le recours aux prestataires
Un prestataire fournit à l’annonceur ou à l’agence un service, une expertise qu’ils ne sont pas en mesure d’apporter eux-mêmes pour des raisons de manque de compétences, de temps ou de moyens matériels. La réflexion sur la nécessité de faire appel a des compétences externes et la sélection des prestataires sont des étapes clés dans la mise en œuvre d’un projet de communication. La responsabilité en incombe au chef de projet ou à l’un de ses assistants, qui sera alors en position d’acheteur. Très nombreux, les prestataires interviennent dans différents secteurs d’activité.
Exemple : dans le domaine du print : les graphistes, photographes, imprimeurs, sérigraphes, gestionnaires de fichiers… Dans le domaine du Web : les infographistes, hébergeurs, spécialistes du référencement, spécialistes de l’e-mailing… Dans le domaine de l’audiovisuel : les sociétés de production… Pour l’achat d’espaces média : les régies. Pour l’organisation d’événements : les designers d’espace, fabricants d’objets et supports publicitaires, traiteurs, agences d’hôtesses…
Le choix de prestataires et la construction d’un réseau
Le choix des prestataires s’effectue en quatre étapes.
1. La recherche et l’identification des prestataires
La recherche et l’identification des prestataires consistent à mettre en place une veille informationnelle (sourcing) ayant pour objectif de repérer les prestataires qui collaboreront au projet de communication. Diverses sources sont consultées : les annuaires professionnels, les sites Internet, la presse spécialisée, les salons professionnels, les recommandations d’autres professionnels du secteur, l’étude des offres spontanées de prestataires.
2. La consultation
En général, l’annonceur met plusieurs prestataires en concurrence. La consultation peut prendre la forme d’une simple demande de devis. Toutefois, la remise d’un cahier des charges s’impose si la demande de prestation est complexe et nécessite d’être détaillée. La procédure d’appel d’offres est obligatoire dans le cadre des marchés publics.
3. La sélection du prestataire
La détermination de critères techniques, commerciaux et financiers est indispensable pour évaluer les réponses aux consultations et procéder au choix définitif.
Exemple : le niveau d’expertise du prestataire, son équipement, sa réputation de fiabilité, son expérience, ses délais, ses conditions de vente, ses prix.
Si l’importance des critères financiers est indéniable, d’autres, plus qualitatifs, sont souvent déterminants.
Exemple : la qualité des services et de la relation, le respect des délais de fabrication et/ou de livraison.
Afin de faciliter la sélection, un tableau comparatif des offres est établi.
4. La création et/ou l’actualisation d’un fichier ou d’une base de données des prestataires
Les besoins de prestations de même type étant souvent récurrents, la création d’un fichier pour conserver l’ensemble des coordonnées des prestataires et son actualisation sont indispensables
L’entretien et l’animation du réseau
Entretenir un réseau de prestataires, c’est d’abord veiller à établir avec eux de saines relations commerciales. Des rencontres régulières sont propices à une relation de confiance, gage d’une collaboration fructueuse et pérenne. Elles peuvent prendre diverses formes.
Exemple : la visite des locaux, la participation à des démonstrations, des invitations à des salons.
Bien connaitre les compétences de ses prestataires permet d’affiner ses demandes et donne la possibilité d’augmenter son niveau d’exigence. La consultation de nouveaux fournisseurs est aussi l’occasion de découvrir des innovations et d’enrichir un réseau existant.